توانایی کار با گزارشات در Access

در این فصل می اموزید تفاوت فرم و گزارش را و با طراحی گزارش آشنا میشویدو با ساخت گزارشات پیشرفته آشنا شوید. 

توانایی کار با گزارشات در Access 



آشنایی با شباهتها و تفاوتها بین فرم ها و گزارش ها

1. فرم همواره نمايشي است اما گزارش چون به شكل چاپ شده عرضه مي‌شود ثابت و متداوم است.

2. فرم را بايد در صفحه نمايش ديد و اين كار براي بسياري از كساني كه به اطلاعات نياز دارند ناممكن است.

3. فرم را نمي‌توان مبنا قرار داد و بر اساس يك فيلد مشاهده نمود ، در گزارش بر مبناي يك فيلد مي‌توان گزارش تهيه نمود.

-گزارش را به صورت تصويري نيز مي‌توان ارائه داد. 

شناسایی اصول کار با انواع گزارشات

آشنايي با طراحي Report : 

Report ---------> New:
1. Design View
2. Report Wizard
3. AutoForm:Columnar
4. AutoForm:Tabular
5. Chart Wizard
6. Label Wizard

نحوه ايجاد گزارش همانند فرم مي‌باشد، در حالت AutoForm ها مي‌توان گزارش به صورت ستوني زير هم و يا ستوني در مجاورت هم داشته باشيم 

طرز كار با Report Wizard :

1. ابتدا تعيين جدول يا پرس‌و جو ، Next 
2. انتخاب فيلدهاي شركت كننده در گزارش
3. انتخاب فيلد سر گروه در صورت نياز (Grouping Levels) 
4. Next
5. امكان مرتب كردن تا 4 فيلد به دو صورت صعودي يا نزولي 
6. Next
7. امكان آرايش گزارش از لحاظ مرتب شدن و خط‌كشي و همچنين نحوه قرار گرفتن گزارش به صورت افق يا عمودي
8. Next
9. در اين مرحله چند شيوه رايج ايجاد گزارش از لحاظ رنگ و قلم حروف را عرضه مي‌كند هر گزينه نام يكي از اين شيوه‌هاست. با انتخاب يكي از اين گزينه‌ها نتيجه در سمت چپ قابل مشاهده مي‌‌باشد ، در اين مرحله با انتخاب نحوه تشگيل گزارش و Finish گزارش تهيه مي‌شود. 

نتیجه را مشاهده کنید.

AutoReport:Columnar
AutoReport:Tabular
این دو گزارش به روش Autoform در قسمت فرم ساخته میشود.
Group /Totals Report 

ايجاد گزارش از طريق Design view

نحوه ايجاد گزارش از طريق نماي طراحي مانند ساخت فرم در نماي طراحي مي باشد و تمام ابزارهاي ذكر شده در نماي طراحي رم در گزارش نيز استفاده مي شود. با همان قابليتها و ذكر 2 نكته زير در گزارش حائز اهميت است.

1- از گزارشها براي مقايسه و خلاصه كردن اطلاعات مي توان استفاده نمود. 
2- از گزارشها براي گردهمبندي داده ها مي توان استفاده كرد و هر گروه را مي توان جداگانه نمايش داد و بر روي آن محاسبات انجام داد 

روش كار

ابتدا در نماي Design view قرار گيريد و بدين صورت كه از جدول يا quenery مورد نظر را انتخاب مي كنيم. 
سه بخش عمده در نماي طراحي گزارش page footer- Details- Page header
چون ساير مراحل ايجاد مانند فرم است لذا گروهبندي و مرتب سازي در گزارش را بررسي مي كنيم.


روش كار

View sorting and grouping و يا دكمه اي را از ابزار انتخاب مي كنيم.
1- در قسمت field/ expression نام فيلدي كه مي خواهيم در گروهبندي قرار گيرد انتخاب مي كنيم و حداكثر فيلدهاي انتخابي را از 1 تا 10 مي باشد.
2- sort order نحوه مرتب كردن به صورت صعودي a scendiny يا نزولي descending را فراهم مي آورد. Groopproperties در اين مرحله مشخص مي كنيد كه گروهبندي داراي سربرگ و پاورقي باشد يا نه؟ Group header : yes / no، Group footer : yes / no 
3- Group on كه شامل دو مقدار است
گروهبندي روي كميه مقادير در زمينه
1- each value 2-
prefine characterss 
گروهبندي روي محتواي nكاراكتر اول
مشخص كردن n در اين گزينه مي باشدGroup inter Val 
نحوه چاپ چگونه باشد و پشت سر هم باشد يا با توجه به گروهبندي جدا شوند توسط اين گزينه مي باشد. در گزارش گيري توسط wizard شكل لازم است.
براي درج شماره صفحه و تاريخ به صورت زير مي توان اقدام نمود.
Insert 
page number
Insert 
date undtime


اضافه کردن تاریخ و زمان و شماره صفحه برای گزارشات

برای اضافه کردن تاریخ جاری به گزارش خود ابتدا یک کنترل از نوع Text box در نمای طراحی در قسمت Details ایجاد کرده و بر چسب ان (label) این کنترل را حذف کنید سپس از منو view گزینه properties را انتخاب کرده و از برگ نشان Data خصوصیت Control source را انتخاب و مقدار =date() را در جایگاه ان وارد کنید.

از برگ نشان format خصوصیت format را انتخاب و مقدار LongDate را برای ان انتخاب کنید. 

نكته1 : برای درج زمان در قسمت control source مقدار =time() را وارد کنید و خصوصیت format را هر مقداری خواستید انتخاب کنید.

نكته2 :برای درج تاریخ و زمان به طور همزمان بجای استفاده از 2 تابع ذکر شده از تابع =Now() استفاده کنید.

مديريت سيستمهاي اطلاعاتي (MIS) چيست؟

مديريت سيتمهاي اطلاعاتي (MIS) درواقع کاربرد تکنولوژي اطلاعات است در پشتيباني از فعاليتهاي تجاري, چرا که تجارت روز به روز متحول مي‌گردد و در اين ميان همواره افرادي با قدرت تحليل بالا و زاويه ديد و پيشينه تجاري مورد نياز هستند تا فرايندهاي تجاري را بارورتر کنند.
مديريت سيتمهاي اطلاعاتي (MIS) درواقع کاربرد تکنولوژي اطلاعات است در پشتيباني از فعاليتهاي تجاري, چرا که تجارت روز به روز متحول مي‌گردد و در اين ميان همواره افرادي با قدرت تحليل بالا و زاويه ديد و پيشينه تجاري مورد نياز هستند تا فرايندهاي تجاري را بارورتر کنند.
از اين رو دانش آموختگان اين رشته تحصيلي (Management Information Systems) نياز دارند تا بياموزند که چگونه نيازمنديهاي اطلاعاتي يک سازمان را تحليل کنند و سپس در صدد طراحي يک سيستم مديريت امور, مبتني بر کامپيوتر, در جهت رفع نيازمنديهاي تحليل شده برآيند, و در نهايت پياده‌سازي و فرايند عملياتي سازي سيستم طراحي شده را راهبري نمايند.

به منظور برنامه‌ريزي و توسعه يک سيستم اطلاعاتي که پاسخگوي نيازمندي‌هاي کاربران باشد, يک متخصص MIS بايستي با ساختار سازماني, اهداف تجاري, عمليات بازرگاني (شامل روالهاي کاري و چرخش اطلاعات ميان پروسه ها) و با چگونگي برقراري ارتباط موثر با کاربران آشنا بوده و بداند چگونه سيستمي طراحي کند که فعاليتهاي کاربر را تحت پوشش قرار دهد.

همچنين متخصصين MIS بايستي همواره در زمينه تکنولوژي‌هاي اطلاعاتي به‌روز بوده, صاحب توانمنديهاي پايه‌اي تکنيکي باشد تا بتوانند در انتخاب تکنولوژي مناسب در جهت پياده‌سازي سيستم کامپيوتري مورد نياز تصميم بگيرند. بدين منظور است که که رشته تحصيلي MIS ترکيبي است از دروس کامپيوتري و تجاري.
از آنجايي که عدم موفقيت بسياري از سيستمهاي اطلاعاتي مبتني بر کامپيوتر در واقع به‌دليل موارد تکنيکي و فني نيست و ريشه در عدم توانايي افراد در طراحي و استفاده مناسب از سيستمها دارد, لذا افزايش درخواست براي دانش آموختگان و فارغ‌التحصيلان اين رشته انتظار مي‌رود.

مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي در مقابل مهندسي نرم افزار (علوم کامپيوتر)
مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي و مهندسي نرم‌افزار تا حدودي شبيه هستند, آنهم از اين نظر که دغدغه هردو استفاده از کامپيوتر در جهت حل مسائل است. اما تفاوتهاي مشخصي بين ايندو زمينه وجود دارد.

مديريت سيستمهاي اطلاعاتي (MIS)
رشته تحصيلي مديريت سيستمهاي اطلاعاتي در واقع براي آناني است که علاقه شديدي به کامپيوتر و تجارت دارند. وظيفه يک متخصص MIS کمک به يک سازمان است تا بتواند از سرمايه‌گذاري در تجهيزات و نيروي انساني و فرايند‌هاي تجاري حداکثر سود را کسب کند. اين فرآيند تجاري ممکن است شامل برنامه‌ريزي و توسعه يک سيستم کامپيوتري جديد يا تعبيه و اعمال روشهاي نوين بمنظور توانمندسازي منابع سيستمهاي موجود و افزايش کاربري آنها باشد.
يکي از المانهاي بسيار مهم در زمينه کاري يک متخصص MIS توانايي تحليل نيازمنديها است که شامل مصاحبه با مشتريان به منظور تعيين اهداف سازماني مي‌باشد. با تعيين اهداف است که يک متخصص MIS قادر خواهد بود برآوردي از سخت‌افزار و نرم ‌افزار لازم جهت نيل به آن اهداف را ارائه دهد. اين فرد فرم‌هاي مشخصات, دياگرام فعاليتها و جداول سازماني برنامه نويسان کامپيوتري و … را تهيه مي‌کند تا بدان‌ وسيله بتواند امور جاري را پيگيري نموده و در جهت خطايابي و رفع مشکلات سيستم با آنها همکاري نمايد.
متخصصين MIS فرآيندهاي تست نرم‌افزار را مديريت کرده و از عملکرد صحيح آن طبق الگوهاي برنامه‌ريزي شده اطمينان حاصل مي‌کنند. يک دانش‌آموخته رشته MIS بواسطه تعامل نزديکي که با بحث مديريت دارد, بخش قابل توجهي از مفاهيم درسي‌اش حول محور کار تيمي, رهبري, مديريت پروژه, خدمات مشتريان و تئوري‌هاي تجاري پايه مي‌باشد, که يک مدير حرفه‌اي سيستم‌هاي اطلاعاتي را از يک متخصص علوم کامپيوتر (مهندس نرم افزار) تفکيک مي‌کند.

علوم کامپيوتر (مهندسي نرم‌افزار)
علوم کامپيوتر (و يا مهندسي نرم‌افزار) رشته‌اي است که با هدف فهم و طراحي کامپيوتر‌ها و پروسه‌هاي محاسباتي بوجود آمده است. در حال حاضر اين رشته بر پيدا کردن راههاي بهتر نوشتن نرم‌افزارهاي تکنيکي مانند سيستم‌عاملها و واسط‌هاي کاربري برنامه‌هاي کاربردي و پروتوکلهاي شبکه تمرکز دارد. برخي مباحث بسيار دشوار رشته مهندسي نرم‌افزار مباحث نظري هستند مانند الگوريتمها, متدولوژي برنامه نويسي, زبانهاي برنامه نويسي, مهندسي نرم‌افزار و هوش مصنوعي و…
بطور خاص دغدغه اصلي اين رشته بهينه‌سازي توانمندي‌هاي سخت‌افزاري و ديگر فن‌آوري‌ها از طريق نرم‌افزار است. هرچند برخي مهندسين نرم‌افزار نيز بعد از فارغ‌التحصيلي در مشاغل مشابه متخصصين MIS مشغول مي‌شوند, در صورتي که علاقه‌مند هستند بيشتر در زمينه‌هاي تکنيکي و محاسباتي که تعامل زيادي با بحثهاي تجاري و متخصصين اين امر ندارد مشغول باشند.

سیستمهای مدیریتی TPS-OAS- MIS- DSS- EIS چیست؟

TPS(Transaction Processing System) یا سیستمهای پردازش رخداد:

به طور کلی در هر سازمانی یک سری رخداد وجود دارد که برای سازمان حیاتی است، لذا باید از این اطلاعات به نحو احسند استفاده شود. از نظر تنوع، این نوع سیستم­ها بیشترین تنوع را دارند. TPSها سیستم­های ساده­ای هستند و پیچیدگی خاصی ندارند و ترکیب بیشتر آنها در جمع­آوری اطلاعات می­باشد. سیستم­های پردازش رخداد معمولاً در سازمان­ها برای انجام کارهای ساده و تکراری و اموری که بصورت روزانه انجام می­گیرند، مورد استفاده قرار می­گیرد. کار با این سیستم­ها ساده و روتین است و این سیستم­ها بیشتر، رخدادهایی را ثبت می­کنند که ارتباط سازمان با بیرون از سازمان مطرح می­باشد. TPSها معمولاً سیستم­های کامپیوتری هستند. این سیستم­ها کاملاً ساخت­یافته بوده و اهداف و منابع آنها از قبل تعیین شده می­باشد. از کار افتادن TPS، گاهی مساوی با ورشکستگی سیستم است. به طور کلی TPS بستری فراهم می­کند که سایر سیستم­ها بر آن بنا می­شوند.

عملیات روزانه سازمان­ها بوسیله­ی این سیستم­ها انجام می­پذیرد. از خصوصیات اصلی این سیستم­ها داشتن ماهیت روتین، داشتن داده و اطلاعات حجیم و دارای جزئیات و عدم نیاز به تصمیم­گیری­های مدیریتی در حین كار با سیستم می­باشد.

     نمونه: سیستم دریافت و پرداخت بانك­ها

2. OAS(Office Automation System) یا سیستم­های اتوماسیون اداری:

کار اصلی این سیستم­ها مدیریت اسناد و ایجاد تسهیل در نامه نگاری و اطلاعات درون سازمان می­باشد. در این سیستمها به كمك تكنولوژی ارتباطی و با استفاده از واژه­پردازها‏‏، فایل­های الكترونیكی، نامه­های الكترونیكی، كنفرانس الكترونیكی و ... در جهت اتوماسیون اداری استفاده می­گردد. از سیستم­های اتوماسیون اداری برای برقراری مكاتبات بدون كاغذ در سازمان استفاده می­گردد. سیستم اتوماسیون اداری وظیفه­ی برقراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده­دار است. این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت­ها و كیفی كردن كار كمك می­كند. پردازشگر­های متن، پست الكترونیك، ارسال صدا، ارسال فكس، ویدئو كنفرانس و كنفرانس صوتی از ابزارهایی هستند كه می­تواند در این مجموعه بكار رود.

 

4. MIS(Management Information System) یا سیستم­های اطلاعات مدیریت:

این سیستم­ها وظیفه­ی پشتیبانی از مدیریت میانی و بعضاً مدیریت عملیاتی را بوسیله­ی اطلاعاتی که به آن می­دهند، انجام می­دهند تا مدیر وظایفش را بهتر انجام دهد. توجه MIS به گذشته و حال است و به صورت مشخص به عملیات داخلی سازمان توجه دارد و به بیرون سازمان ارتباطی ندارد و عملیات وسیع سازمان را خلاصه می­کند. این سیستم­ها ساخت­یافته و نیمه ساخت­یافته می­باشند. با این حالMIS دارای انعطاف­پذیری بالایی نیست و توان تحلیل و پردازش وسیع و پیچیده را ندارد. همچنین این سیستم در مقابل اطلاعاتی که به مدیر ارائه می­دهد بی­تفاوت است. مدل­هایی که در MIS مورد استفاده هستند، مدل­های ساده­ای بوده و جهت گذارش­گیری استفاده می­شوند.

 

سیستم‌های اطلاعات مدیریت((MIS در سازمان‌ها از طریق مكانیزه كردن كامپیوتری تحقق می‌یابد كه ایجاد سیستم اطلاعات كامپیوتری دارای مراحل مختلفی به شرح زیر است (مدل مرحله ای نولان)

1. آشنا سازی: در این مرحله سازمان با دستگاهی به نام كامپیوتر آشنا می­شود. كاهش هزینه­ها و كاهش حجم اطلاعات روی كاغذ هدف استفاده از این دستگاه است.

2. سرایت: تعریف كاربردهای جدید برای كامپیوتر انجام می­شود و تقاضا برای استفاده از كامپیوتر افزایش می­یابد.

3. كنترل: در این مرحله مدیریت احساس می‌كند كه هزینه‌های استفاده از كامپیوتر افزایش پیدا كرده است و سعی در كنترل آن می‌كند كه شروع به استفاده از سیستمی با عنوان DSS(Decision Support System) می­كند.

([DSS]سیستم پشتیبانی تصمیم): موقعی عمل می­كند كه مسئله بروز شده باشد. این نوع سیستم ادامه یا مكمل سیستم گزارشهای مدیریت است كه از مدلهای تصمیم­گیری و پایگاه داده­هایی خاص در جهت پشتیبانی از تصمیمات نیمه ساخت­یافته یا ساخت­نیافته استفاده می كند.

4. جامعیت: سیستم‌هایی كه در دومین مرحله بطور مجزا پیاده شده بودند با هم جمع شده به این نحو كه داده­ها از یك محدوده به محدوده‌ی دیگر جریان می­یابند. سیستم‌های فرعی پردازش داده با هم جمع شده و بین سیستم‌های فرعی اطلاعات، ارتباط برقرار می­گردد.

5. اداره­ی داده: مدیریت داده از اهمیت پایگاه داده برای پردازش داده آگاه می­شود و نرم­افزاری با وظیفه­ی اداره­ی داده مطرح می­گردد.

6. بلوغ: تمام اجزای سیستم‌های اطلاعات مدیریت در جای خود قرار می­گیرند.

 

5. DSS(Decision Support System) یا سیستم پشتیبانی از تصمیم:

این سیستم­ها جهت اجرای مدل­های پیچیده­ی آماری و ریاضی، تحلیل داده­ها و پشتیبانی از تصمیم مورد استفاده قرار می­گیرند. ورودی این سیستم­ها حجم داده­های کم، پردازش همراه با تعامل با کاربر، خروجی تحلیل تصمیم  و کاربران آن پرسنل حرفه­ای سازمان می­باشند.DSSها جهت تصمیم­گیری در مواقعی که سابقه وجود ندارد، استفاده می­شوند و نتایج بدست آمده از آنها بهینه است که مدیران را در اخذ تصمیمات منحصر به فرد که غیر ساخت­یافته یا نیمه ساخت­یافته هستند، یاری می­دهد و هوشمندی مدیران یا کارکنان حرفه­ای را با قابلیت­های کامپیوتری ادغام کرده تا کیفیت تصمیمات را بهبود بخشد.

 

خصوصیات عمده­ی DSSها:

1.پیوند داده­های اطلاعاتی و مدل­ها 2.یاری دادن مدیران که با مسائل غیر ساخت­یافته روبه­رو هستند 3.پشتیبانی قضاوتهای مدیریتی به جای جایگزینی 4.هدف، بهبود اثربخشی تصمیمات بوده و ملاک کار این نیست 5.اطلاعات مورد نیاز حتی پس از شناسایی توسط مدیر باید از طریق منابع خاص تفکیک گردد 6.از ابتدا مشخص نیست که بهترین اقدام در خصوص بهترین تصمیم چیست 7.برخی از داده­های DSS از طریق TPS و برخی از طریق MIS تامین می­شود و بعضی EIS و خارج سازمان بدست می­آیند 8.از انعطاف پذیری بیشتری نسبت به MISبرخوردارند

 

برخی از منافع DSSها:

1.توانایی پشتیبانی و حل مسائل پیچیده 2.پاسخ صحیح به شرایط غیر منتظره 3.توانایی آزمایش استراتژی­های گوناگون تحت شرایط مختلف بصورت سریع و بی­طرفانه 4.درک جدید و یادگیری کاربر می­تواند به ترکیب مدل­ها تحلیل بهتر منجر شود 5.ایجاد ارتباط آسان 6.کنترل و عملکرد بهتر مدیریت 7.صرفه­جویی در منابع یا هزینه­ها 8.تصمیمات بی­طرفانه 9.افزایش بهبود 10.حمایت و پشتیبانی از گروه­ها

 

۶. EIS(Executive Information System) یا سیستم­های اطلاعاتی اجرایی:

سیستم EIS به مدیر ارشد سازمان کمک می­کند تا یک تصویر کلی از سازمان را در اختیار داشته باشد. از آنجایی که مدیر ارشد باید با استفاده از کمترین وسایل و اطلاعات، کاملترین و جامع­ترین برداشت را از وضع سازمان داشته باشد و از طرف دیگر مدیر ارشد باید معیارهایی برای ارزیابی داشته باشد و ریشه­یابی مسائل ممکن است برای مدیر ارشد با اهمیت باشد، این سیستم می­تواند بهترین کمک را به او برساند. توجه مدیر ارشد بیشتر به خارج سازمان می­باشد، از این رو باید بتواند فرصتها و تهدیدها را شناسایی کند. سیستم­هایEIS بمنظور کمک به دستیابی مدیران به عوامل کلیدی موفقیت طراحی شده و با معرفی موقعیت­ها و فرصت­ها، امکان تحلیل آن را فراهم می­سازند.